红河学院办公室关于规范明德楼会议室

使用管理的通知

各单位：

为规范明德楼会议室管理，提高会议室使用效率，规范会议室使用，更好保障学校中心工作，现将明德楼会议室使用管理相关事宜通知如下:

一、会议室基本情况

明德楼办公区域内共有7间会议室：

第一会议室（4楼418）用于外事接待及校级层面会议。

第二会议室（4楼419）、第三会议室（4楼416）用于校级层面的小型工作会议。

第四会议室（3楼301）用于学校党委会、校长办公会及校级层面中型工作会议。

第五会议室(2楼209)、第六会议室（2楼212）为职能部门党员活动室，可用于小型工作会议。

综合会议室（1楼123）用于校级层面中大型会议，各部门、各学院的内部会议原则上不予安排。

二、会议室使用管理

（一）办公室（党委巡察办）负责会议室的日常管理与维护，并统筹协调安排使用。

（二）会议室是学校召开各类工作会议、开展学术交流和党员活动的场所，实行资源共享，但不得挪作他用、不得安排其他活动。

（三）会议室的使用实行预约申请制度，使用单位应填写《明德楼会议室使用申请表》，登记相关信息，提前1至3天向办公室申请。

（四）本着会议内容与形式相统一的原则，使用单位承办的会议，原则上由承办单位自行布置会场，准备会议材料、饮用水、席位牌等，办公室负责协助完成会议室的布置等其他工作。

（五）会议室内设备的日常维护和技术支持由信息中心配合办公室（党委巡察办）安排专门人员负责，使用单位工作人员不得自行拆卸、修改程序等。

（六）使用单位应爱护会议室的设施设备，不得随意刻画、张贴、涂写，不得挪动室内设备，改变室内格局。如损坏或丢失设备、物品，由使用单位或当事人负责赔偿。

（七）使用单位应保证会议室的整洁，禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。

（八）注意安全，节约用电，会议结束后自觉关闭电源、空调、灯光、门窗等相关设备。

（九）会议室使用完毕后，使用单位应及时通知办公室（党委巡察办）综合科工作人员，一起检查清点会议室内各类设备、物品，做好交接。

（十）办公室（党委巡察办）要进一步强化服务意识、提升服务质量，加强规范化管理，加强对工作人员的培训，及时做好会议室设备、设施的保养维护，确保会议室环境整洁、正常有序运转，确保为使用部门提供优质服务。

附件：1.明德楼会议室基本情况一览表

2.明德楼会议室使用申请流程

3.明德楼会议室使用申请表

红河学院办公室

2022年4月22日